Defina o que cada pacote inclui
Antes de oferecer um pacote, descreva as áreas atendidas, a quantidade de sessões, o valor total e as condições que serão apresentadas à cliente. Uma combinação de áreas em uma visita não é necessariamente igual a várias visitas: explique qual é a unidade usada no seu controle.
Por exemplo, um pacote pode prever quatro visitas para uma combinação de áreas. Registre a combinação completa em cada visita e confirme previamente como tratar um pedido para mudar uma das áreas. Evite anunciar um preço sem mostrar o que a pessoa recebe.
Separe compra, reserva e atendimento realizado
Para cada pacote, mantenha um registro que permita localizar a cliente, a data da contratação, as áreas, a quantidade contratada e o valor combinado. Anote as datas agendadas separadamente das visitas concluídas. Assim, uma remarcação não parece uma sessão já utilizada.
Depois do atendimento, registre a data e o serviço efetivamente realizado. Se houve mudança em relação à reserva, confira o combinado com a cliente antes de ajustar o saldo. O controle de clientes pode ajudar a manter os dados administrativos organizados; escolha uma forma de acompanhar as sessões que se ajuste à sua rotina.
Confira o saldo com um exemplo
Imagine um pacote de quatro sessões, das quais duas já foram realizadas e uma terceira está marcada. Há duas sessões ainda não realizadas, incluindo a reserva futura. Depois que a terceira visita acontecer, restará uma sessão. Se ela for remarcada, a quantidade realizada continua a mesma até que o atendimento ocorra.
Esse cálculo precisa acompanhar as condições acordadas para faltas e cancelamentos. Explique essas condições antes da contratação e aplique o que foi efetivamente combinado; quando houver dúvida sobre direitos e obrigações, procure orientação adequada.
Como organizar o próximo horário
Antes de oferecer a data, confirme se a cliente deseja as mesmas áreas e reserve tempo para o atendimento e para preparar a cabine. Caso ela queira acrescentar uma área fora do pacote, esclareça valor e duração antes de confirmar. O guia de agenda de depilação por áreas e duração ajuda a planejar essa disponibilidade.
Se a cliente ainda não puder escolher uma data, não registre uma reserva como confirmada. Combine se ela prefere entrar em contato depois ou receber uma mensagem, respeitando sua escolha. Veja também como organizar o retorno de clientes.
Revise os registros com regularidade
Ao encerrar o dia, confira se os atendimentos realizados foram anotados e se as mudanças foram comunicadas. Periodicamente, compare os pacotes em andamento com a agenda para identificar reservas que ainda precisam de confirmação ou diferenças de registro.
Compartilhe informações de forma discreta e limite o acesso ao que é necessário para o atendimento. Um registro consistente reduz dúvidas para ambas as partes e permite planejar a agenda sem depender da memória.